タクシー代・電車代を全部経費にできるってホント？

仕事をする上で、勤務先や取引先へ移動することは必要不可欠になります。

その移動手段としては、タクシーや電車やバスなどさまざまなものがあり、それらを利用するには当然利用料金がかかります。

会社の従業員や個人事業主が使用したタクシーや電車などを理由した際に支払う交通費について、経費に計上できる場合とできない場合が考えられます。

一般的に事業として使用した交通費については経費として認められますが、今回はどういった場合に交通費が経費として認められるのか解説していきたいと思います。

会社の従業員と個人事業主の交通費の取り扱い

・会社の従業員の場合

会社の従業員の場合でも勤務先や取引先などへ行くためにタクシー代や電車代を使用することはあります。

しかし、会社の従業員の場合には、自分で交通費を負担することは考えにくく、通常の場合は後で経費精算という形で従業員が負担するのではなく、会社が負担します。

よって従業員自身の経費になることはなく、会社の経費となるため、従業員の所得税には影響しません。

・個人事業主の場合

個人事業主の場合においても、取引先などへ行くためにタクシー代や電車代を使用することはあります。

個人事業主が経費として計上できる要件は、事業性の有無になります。

よって個人事業主が仕事のために取引先へ向かう交通費は事業性が伴うものなので、タクシー代や電車代の交通費は経費として計上することが認められます。

経費として認められる場合

経費として認められる交通費は事業活動を行うにあたり、使用したものが経費計上することが可能となります。

交通費は一般的に事業を行う上では必要不可欠なものであるため、旅費交通費として会計処理をします。

タクシー代や電車代のほか、航空券代や道路使用料、ガソリン代なども旅費交通費として会計処理する項目になります。

経費として認められない場合

経費として認められない交通費は事業活動とは関係しないプライベートで使用された交通費が挙げられます。

例えば、家族や友人と旅行へ行った際の交通費や宿泊代などが挙げられます。

これらは明らかに事業活動に伴わないものと考えられるため、経費に計上することは出来ません。

交通費は過年度と比べて明らかに増加していた場合には税務調査が入った際には、事業性が伴うものかどうか疑われるため、日頃から何のために使用したものかを記録しておくとよいでしょう。

法人の場合における通勤費の注意点

法人の役員・従業員に対して支払う通勤手当は基本的には経費として計上することが出来ます。

しかし、役員や従業員へ支払う通勤手当について注意すべき点として、月15万円までは所得税や住民税がかかりませんが、15万円を超えた金額については給料と同様に所得税や住民税が課税されることとなります。

交通費の会計処理について

領収書のでない交通費の場合

上述したように経費として計上できる要件は、事業性が伴うものかどうかになります。

よってプライベートで使用したものでなければ交通費は経費として計上することが認められています。

しかし、経費として計上するためには、領収書の保管が必要になってきます。

そこで電車代やバス代など、領収書がない場合にはどのように経費として計上できるでしょうか。

領収書がない交通費を経費として計上するためには、領収書の代わりに出金伝票を作成する必要があります。

しかし、出金伝票は領収書とは異なり客観的なものではないため、下記内容を記載する必要があります。

1. 日付
2. 金額
3. 交通機関
4. 区間
5. 何のために電車やバスを利用したのか

以上の項目のうち、特に5については詳細に記載しておく必要があります。

出金伝票は領収書とは異なり、客観的な証明にはならないため、どの取引先とどういった仕事内容をするために交通費を使用したのかを詳細に記録しておく必要があります。

ICカードにチャージした場合

近年では、交通系ICカードを利用したキャッシュレス決済の急速な普及によって、小銭を使用して切符を購入するということは少なくなってきております。

交通系ICカードを利用するためには、事前に現金をSuicaなどのICカードにチャージしておく必要があります。

交通系ICカードを利用する際に問題となるのが、いつのタイミングで経費として計上するのかという点です。

経費に計上するタイミングは、チャージをした時なのか、電車やバスを利用した時なのか、会計処理をするにあたり非常に迷う論点となります。

経費として計上できるタイミングは、電車やバスを利用した時であり、チャージした時は経費に計上することは出来ません。

チャージした際には、経費にはならないため「前払金」として処理する必要があります。

そして、実際に電車やバスを利用した際に、経費として計上することができます。

実際に使用したことを証明するために、上述したように出金伝票を作成し、客観的資料を準備しておきましょう。

まとめ

以上より、タクシー代や電車代を経費として計上できる場合とできない場合について解説しました。

また、会社員や個人事業主で同じ交通費でも経費に計上するかどうかは取扱いが異なることも理解できたかと思います。

基本的に事業性が伴っていれば経費に計上することは可能ですが、過年度と比べて極端に交通費が増加している場合、税務調査で必ず問われる内容となるため、公私混同しないように注意しましょう。

どこまで経費として計上できるのか分からない場合には、管轄の税務署や税理士に相談すると良いでしょう。